Vitamine regroupe sous cette appellation un cercle de personnes désireuses d'effectuer, à titre individuel, mais en compagnie amicale de plusieurs de ses membres, des activités occasionnelles, périodiques ou ponctuelles, relevant exclusivement du domaine de la vie privée, telles que loisirs, réunions récréatives, repas, tournois et exercices sportifs, festivités diverses, participation à des soirées dansantes, week-ends campagnards, visites guidées, activités culturelles. L'objet absolu de cette Amicale est donc de coordonner ce genre d'activités afin d'en rendre la pratique plus accessible, et surtout plus sympathique et agréable à ses membres. Cependant, en aucun cas, l'Amicale, ni aucun de ses membres ne pourra être considéré comme entremetteur ou organisateur au sens de la responsabilité professionnelle et/ou collective du terme. Par ailleurs, en aucun cas, un membre ne pourra prétendre à une quelconque rémunération directe, indirecte ou en nature, ni tirer un quelconque profit lucratif de ses activités au sein de l'Amicale. Pour réaliser son but dans les meilleures conditions, l'Amicale adopte les définitions, conventions et principes de fonctionnements suivants :

Programme et activités
Une activité peut être proposée par n'importe quel membre de l'Amicale. Elle est alors reprise dans un périodique publié par l'Amicale et dénommé "Programme", pour autant qu'elle ne s'avère pas contraire aux normes de moralité. Ce "Programme" est publié à l'usage exclusif des membres de l'Amicale. Si l'activité proposée rencontre l'intérêt d'un nombre suffisant de membres, elle pourra pour en faciliter le déroulement, être coordonnée par un membre qui en exprime le souhait, lequel pourra bénéficier de l'appui logistique du Comité. Pour des activités nécessitant une mise en oeuvre importante, chaque membre qui y participe est tenu d'apporter spontanément et avec bonne humeur une aide efficace et concrète dans la mesure de ses disponibilités et de ses aptitudes. Chaque membre participant à une activité veillera à se comporter honorablement et en bon père de famille. Chaque membre gère à tout moment, librement, de son plein gré et en parfaite autonomie, sa volonté et sa capacité de participer à une activité proposée et de la poursuivre ou de l'interrompre pendant son déroulement ; cette liberté individuelle et cette indépendance doivent être strictement respectées par les autres membres.

Membre
Seule une personne physique peut être membre de l'Amicale. La candidature d'une personne physique est préalablement soumise au Comité, qui accepte ou refuse la qualité de membre sur base de critères destinés à sauvegarder l'esprit convivial de l'Amicale. En cas d'acceptation, le candidat ne devient effectivement membre de l'Amicale, qu'au moment où il est en règle de cotisation, et qu'il a signé les principes de fonctionnement de l'Amicale, y marquant ainsi son adhésion. Dès ce moment, le nouveau membre dispose d'une période d'essai de deux mois, au terme duquel, il peut récupérer la totalité de sa cotisation versée, et abandonner ainsi librement sa qualité de membre. Le Comité peut exclure un membre, s'il devait constater que son comportement porte préjudice à l'esprit amical et fair-play qui doit caractériser l'Amicale. Dans ce cas, par courtoisie, le prorata du nombre de mois entiers que couvrait encore sa cotisation de membre lui sera remboursé, contre quittance, pour autant qu'il excède deux douzièmes. D'autre part, dès le jour où la cotisation d'un membre n'est plus en règle, il est réputé exclu.

Cotisation
La cotisation est actuellement fixée à 25 euros par an. Son montant annuel peut être révisé lors d'une assemblée générale, mais jamais de façon rétroactive. Elle doit être versée sur le compte bancaire géré par le(s) trésorier(s) ou en numéraire, contre quittance, entre les mains d'un membre du Comité. Cette cotisation ne pourra être remboursée que dans deux cas précis :

1. pendant la période d'essai d'un nouveau membre
2. suite à l'exclusion d'un membre

• couvrir les frais de publication du "Programme"
• assurer un fonds de roulement de trésorerie (acomptes sur les P.A.F.)
• assumer les frais de communication et de publicité
• financer du matériel correspondant à l'objet de l'Amicale
• couvrir les frais d'activités dont le coût suffisamment modique ne requiert pas de P.A.F.

P.A.F. (participation aux frais)
Certaines activités peuvent donner lieu à une P.A.F. de la part des membres, dont le paiement doit être versé dans le délai requis par le "Programme". Pour des raisons pratiques de réservation ou de gestion, le versement partiel ou total d'une P.A.F. sera considéré comme définitif et non récupérable, en cas de désistement d'un membre participant.

Comité
Il est nécessaire de centraliser la gestion globale de l'Amicale, pour son bon fonctionnement. A cet effet, un Comité est élu pour une année, lors d'une assemblée générale spécifique. Le Comité se compose de trois membres minimum, exerçant chacun la fonction de secrétaire ou de trésorier. La fonction du Comité se borne à un rôle de gestion en bon père de famille. Les décisions qui dépasseraient le cadre de cette gestion en bon père de famille doivent être l'objet d'une assemblée générale. En aucun cas, l'exercice de sa fonction, exercé bénévolement consécutivement au vote de l'assemblée générale, ne peut être interprété comme une reconnaissance de responsabilité civile collective ou professionnelle de l'Amicale ou du Comité vis-à-vis de tiers ou de membres. Un membre du Comité peut présenter sa démission de la fonction pour laquelle il a été élu, cette démission ne pourra être effective que si elle est acceptée lors d'une assemblée générale, qui en entérinera aussi les modalités pratiques.

Rôle d'un secrétaire
La fonction de secrétaire consiste en un rôle de communication par toutes voies requises : lettres, e-mail, téléphone, publication d'annonces, rédaction et édition du "Programme" périodique.

Rôle d'un trésorier
La fonction de trésorier consiste en un rôle de gestion financière par toutes voies requises : opérations bancaires classiques, signature de quittances et de réservations. En aucun cas, les fonds qui lui sont confiés ne peuvent servir à réaliser des opérations à caractère spéculatif, ni des transactions visant à réaliser des plus-values ou moins-values, ni à verser directement ou indirectement des émoluments à un membre, ni à constituer un avantage financier quelconque au profit de l'un des membres de l'Amicale. Il doit être capable de fournir les justificatifs probants des sommes perçues et dépensées sous sa gestion.

Assemblée générale
Son rôle est de faire prendre des décisions importantes par le plus grand nombre de membres, de façon à garantir la pérennité de l'objet de l'Amicale. Elle intervient notamment pour régler, de façon démocratique et ouverte, des litiges et/ou divergences de vue importants pouvant survenir entre différents membres. Elle peut être provoquée par le Comité ou par la proposition de 15% des membres inscrits au minimum. Afin de permettre à un maximum de membres de pouvoir y assister et s'y exprimer, elle est convoquée par le biais d'une publication dans le "Programme", au moins un mois à l'avance. Les décisions s'y prennent à majorité simple des voix ; pour garantir une parfaite liberté du scrutin, le vote a lieu par bulletins secrets. Un bref compte rendu y est directement rédigé, daté et signé par tous les membres présents, dont le contenu est immédiatement réputé approuvé et accepté par tous les membres absents. Il sera publié dans le "Programme". Une assemblée générale spécifique a d'office lieu au mois de juin de chaque année, selon les mêmes modalités, mais dont les objets spéciaux prioritaires sont :

1. approuver la gestion et les comptes du Comité sortant ;
2. élire un nouveau Comité.